Acompanhe na íntegra matéria publicada no Portal Exame sobre a maratona que as empresas estão enfrentando para se adaptar ao SPED. O texto grifado refere-se à importância do Saneamento Cadastral ou "faxina cadastral" como sugere a jornalista Roberta Paduan.

Milhares de empresas brasileiras - como a metalúrgica Termomecânica - enfrentam uma verdadeira maratona para se adaptar ao Sped, o novo sistema eletrônico da Receita

A empresa Termomecênica tem atualmente um andar inteiro, de 600 metros quadrados, exclusivamente usado para abrigar pilhas e mais pilhas de papel. São documentos que têm de permanecer guardados, por períodos de cinco a 20 anos, à disposição de fiscais federais, estaduais e municipais. Guardar essa montanha de papel é uma das fases finais - e mais simples - do trabalho executado pelos funcionários das áreas contábil e fiscal da Termomecânica, metalúrgica de São Bernardo do Campo, na Grande São Paulo, com faturamento de 1 bilhão de reais ao ano e 2 000 empregados. Calcular corretamente o valor dos impostos de cada operação comercial é tarefa para poucos no Brasil. Um mesmo produto, vendido a clientes diferentes, geralmente resulta em valores diferentes do imposto a ser pago - consequência da confusão tributária de um dos mais caóticos sistemas do mundo, com suas 5 000 leis a reger 88 tributos.

Nos últimos dez meses, porém, a maratona para estar em dia com o Fisco tornou-se especialmente estafante. Além da rotina infindável e cheia de detalhes de quem trabalha na área tributária, os funcionários da Termomecânica estão correndo contra o tempo para atender a uma nova exigência da Receita Federal. Em junho, a empresa tem de estar pronta para começar a operar com o Sped, sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. O sistema, que vem sendo gestado pela Receita há mais de quatro anos, embute a promessa de simplificar a burocracia tributária graças à digitalização das informações trocadas entre empresas e Receita. Em vez de emitir notas fiscais em papel, os contribuintes convocados a aderir ao Sped trabalham com notas eletrônicas, que não têm mais de ser impressas em quatro vias e armazenadas por cinco anos para uma eventual fiscalização. Na prática, todas as notas e demais documentos fiscais e contábeis se transformarão, aos poucos, em arquivos digitais, que ficarão guardados dentro dos computadores da Receita - não mais no andar de 600 metros quadrados na sede da Termomecânica. No ano passado, a empresa imprimiu 89 livros fiscais e contábeis, com cerca de 500 folhas cada um. Neste ano, não precisará mais fazê-lo, nem levar parte deles à Junta Comercial ou ao cartório para que tenham a primeira e a última páginas autenticadas.

Mas a transição para o mundo digital não é nada trivial. Por um motivo simples - não houve nenhuma mudança em termos de modernização ou simplificação da legislação para acompanhar o novo sistema. O Sped apenas informatiza o emaranhado de regras existentes no país. Até agora, a equipe formada por nove funcionários das áreas contábil, fiscal e de tecnologia da informação da Termomecânica teve de criar 30 novos programas de computador para que os sistemas da empresa consigam se comunicar com o da Receita. Várias transações esporádicas realizadas pela empresa, que não faziam parte do ERP, o sistema de gestão da companhia, tiveram de ser automatizadas.

Outra fonte de trabalho dentro da Termomecânica foi o mapeamento das novas informações exigidas pelo Sped. Ele aumenta - e muito - o número de informações exigidas das empresas. Um levantamento da auditoria e consultoria Ernst & Young mostra que o conjunto de documentos e toda sorte de declarações fiscais e contábeis exigidos dos contribuintes somavam, em média, 350 tipos de informação. Com o Sped, esse número sobe para 1 300. Na Termomecânica, ele chegou a 1 545. São informações sobre tudo o que a empresa compra, vende, de quem compra, para quem vende, quanto recebe, quanto paga, o que guarda em estoque e quanto paga de impostos. Para chegar a esse número, a equipe responsável pelo trabalho teve de estudar 199 registros - espécies de formulários eletrônicos que a Termomecânica é obrigada a enviar ao Sped. Esse trabalho de formiguinha é fundamental porque o Sped opera com formulários eletrônicos padronizados e, portanto, não aceita nada fora do lugar nem campos em branco. No caso do preenchimento do endereço de um cliente, o sistema não aceita nem mesmo que o nome da rua e o número do imóvel sejam preenchidos no mesmo campo. Tudo tem de estar exatamente no espaço correto. Só o arquivo com as informações contábeis de um ano de operação da Termomecânica terá 7 milhões de linhas preenchidas - e nada pode sair errado. Esse tipo de exigência, aparentemente absurda, visa eliminar erros que acabam gerando fiscalizações futuras e, portanto, trabalho para os fiscais da Receita e também para os funcionários das empresas.

Para completar, a empresa é responsável não apenas por suas informações mas também pelas de seus parceiros, tendo de enviar mensalmente ao Fisco um relatório com todas as alterações de nome e endereço de seus clientes e fornecedores. Não foi à toa que a primeira etapa do projeto se transformou em uma verdadeira faxina cadastral. A Termomecância teve de revisar minuciosamente as informações de todos os 5 000 clientes e fornecedores com os quais negocia. Essas informações são cruciais para que a empresa consiga emitir a nota fiscal eletrônica e, assim, possa operar normalmente. Antes de autorizar a nota online, o Sped captura as informações sobre o produto, seu preço e quem irá comprá-lo. Eis o principal objetivo do sistema: aumentar, ao máximo, o repertório de informações a respeito dos contribuintes e, consequentemente, reduzir a sonegação. A redução da informalidade é a grande expectativa das empresas que apoiam a iniciativa da Receita. "O Sped permite que possamos armazenar e cruzar as informações prestadas por empresas que negociam entre si. Vai ficar mais difícil burlar a lei", afirma Carlos Sussumu Oda, supervisor-geral do Sped na Receita Federal. É essa a expectativa da equipe da Termomecânica. "Mas a redução na informalidade só virá quando um grande número de empresas for obrigado a utilizá-lo", afirma Alcir de Paulo Ambrosio, gerente de informática da empresa e responsável pela adequação dos sistemas da companhia ao Sped. A Termomecânica e suas concorrentes começarão a emitir notas fiscais eletrônicas em setembro - a metalúrgica emite cerca de 72 000 notas ao ano. Boa parte da matéria-prima utilizada pela empresa - que fabrica, entre outros produtos, tubos de cobre e laminados de cobre, bronze e latão - é sucata, obtida de empresas de um segmento altamente informal no país.

Alguns setores tiveram de se adaptar ao Sped há mais tempo e já colhem resultados positivos no combate à informalidade. É o caso dos distribuidores de medicamentos, que começaram a emitir notas fiscais eletrônicas em 2008. O crescimento de 20% do faturamento das grandes redes de farmácias em 2008 - ante à média de 12% do varejo do setor - é atribuído em larga medida à nota fiscal eletrônica. "O sistema já está beneficiando as empresas sérias e penalizando quem descumpre as leis", afirma José Roberto Fagundes, diretor financeiro da rede Drogaria São Paulo. "Muitos pequenos comerciantes passaram a pagar imposto ao saber que podem ser pegos pelo Fisco por causa das informações prestadas pelos atacadistas e distribuidores", diz Sérgio Mena Barreto, presidente da Associação Brasileira das Redes de Farmácias e Drogarias. "Com isso, eles perderam a vantagem do preço baixo." Se um resultado semelhante for observado nos demais setores que estão agora aderindo ao Sped, a maratona para se adequar ao novo sistema poderá, ao fim, ter valido a pena.

Por Roberta Paduan | 14.05.2009

Revista EXAME

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